El sistema de gestión documental de Olivetti, Olibox, es una solución innovadora para el almacenamiento y acceso de los contenidos de las empresas basado en la tecnología del Big Data. Este software de gestión en la nube es uno de los servicios que ofrecemos dentro de nuestro apartado de Soluciones informáticas para empresas.
Conoce con nosotros las ventajas de disponer de adecuadas herramientas de gestión documental.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es el conglomerado de tecnologías al servicio de la compañía encaminadas a administrar los documentos mediante técnicas manuales o bien tecnológicas. La novedad en los últimos años ha venido introducida con los servicios en la nube, esto es, aquellos sistemas de computación que se ofrecen mediante a Internet y que posibilitan el almacenaje de contenidos de una empresa a nivel virtual, pudiendo acceder a ellos en cualquier lugar siempre que se disponga de conexión.
Así, la gestión documental en la nube toma el cloud computing y lo pone al servicio de las empresas para facilitar sus procesos de trabajo, permitiendo disponer de una plataforma de fácil acceso, colaborativa y que no ocupa espacio en el disco duro del servidor de la empresa. Esta ventaja permite que se pueda acceder a ellos aunque nos encontremos fuera de la oficina, un beneficio verdaderamente útil para aquellos puestos de trabajo que, por su naturaleza, está intrínsecamente ligado el viajar para asistir a diversas reuniones.
De esta forma desaparece la dependencia funcional con un equipo informático en particular, ya que podemos disponer de todo el material accediendo en varios dispositivos, ya sea ordenador de sobremesa, portátil, tablet o smartphone.
La información que manejan las empresas
Las compañías manejan gran cantidad de información heterogénea que incluye correos electrónicos, presentaciones, documentos administrativos, memorias y actas, presupuestos, documentos de índole comercial y un sin fín de contenidos que varían en función tanto de la naturaleza del mismo como del soporte en el que se materializan. Así, mientras hace unos años el soporte estrella era el papel, hoy nos encontramos ante hojas de cálculo, pdfs, vídeos corporativos, documentos de presentación, fotografías e imágenes de alta resolución, por citar unos cuantos.
Además, por regla general las empresas almacenan este tipo de documentos a través de los servidores de empresa, compartimentados en diferentes directorios y carpetas, lo que dificulta la búsqueda de documentos en un momento dado.
Es por ello que existen herramientas de gestión documental que a través de un sencillo software permiten disponer de documentos en la nube, no solamente para acceder en cualquier momento y en cualquier lugar a los mismos, sino también para que su búsqueda y localización se simplifique, ahorrando tiempos de ejecución y, en definitiva, mejorando el rendimiento y el aprovechamiento óptimo del tiempo de trabajo.
Software de gestión documental en la nube: Olibox
El programa de gestión documental de Olivetti ha sido creado para dar respuesta a los principales problemas que se plantean en las empresas en la actualidad:
- Mejorar el acceso y búsqueda de documentos de la compañía, haciendo que sea una tarea sencilla a través de búsquedas inteligentes.
- Aumenta la flexibilidad en la clasificación de los documentos, pues ya no es necesario definir las clases de los mismos a la hora de compartimentarlos
- Impulsa los tiempos de búsqueda, que se reducen considerablemente gracias a la tecnología del Big Data
Características de Olibox
Ventajas de almacenamiento y búsqueda
- Permite la búsqueda de documentos por texto relativo, con independencia de su clasificación, atributos o formato en el que esté creado. Así, a la hora de ejecutar la búsqueda, se tiene en cuenta el texto, la posición del documento en la estructura de carpetas, información del sistema, e incluso, información que asignemos al documento, por ejemplo, a través de etiquetas.
- Posibilita el almacenaje de cualesquiera tipos de documentos disponibles en la empresa, con total independencia de si se trata de un documento de texto, pdf, hoja de cálculo, imágenes… sin necesidad de esfuerzo por parte del usuario. Ni tan siquiera es necesario clasificarlo: el propio sistema lo guarda y lo muestra cuando se realiza una búsqueda inteligente.
Ventajas de búsqueda inteligente
- Uno de los aspectos más destacados es que Olibox permite la lectura de texto en imagen a través de OCR (reconocimiento óptico de caracteres), lo que supone una clara ventaja para aquellas empresas con gran cantidad de documentación escaneada, pues podrán beneficiarse de la búsqueda inteligente de Olibox de la misma forma que con cualquier otro tipo de formato o tipo de documento.
- Creación automática de copias de los documentos, de forma que siempre se dispondrá de un archivo de seguridad de cada uno de los contenidos de la compañía, una gestión documental que además permite disponer de la total tranquilidad
Ventajas que derivan del Big Data
- Almacenamiento de gran cantidad de documentos en un espacio muy superior a lo que estamos acostumbrados, permitiendo almacenar hasta terabytes o petabytes
- Permite la inclusión de una variedad infinita de documentos en el repositorio
- La velocidad se plasma sobre todo en las ejecuciones de las búsqueda de documentos
Ventajas sobre fiabilidad del sistema
La infraestructuctura de Olibox está confeccionada siguiendo la normativa internacional en materia de seguridad, de forma que el sistema cuenta con protección frente a intrusos y vigilancia del centro de datos principal donde se encuentra localizado.
Si deseas más información sobre nuestro programa de gestión documental en la nube, descárgate nuestro Catálogo Olibox.
